Arrangør drejebog

Arrangør

Drejebog for afholdelse af DHBS vm-udtagelsesstævner for H-både.

Opdateret december 2011

Drejebogen herunder er en kortfattet guide til hvilke punkter man skal være specielt opmærksomme på i forbindelse med afholdelse af et vm-udtagelsesstævne for H-både.

Allerede så snart man er bekendt med at skulle afholde stævnet er det vigtigt, at der findes frem til en stævneleder, en banelederog protestkommité. (Husk: mange kapsejladsledere planlægger den kommende sæsons kalender i januar/februar måned, så vær i god tid!) Som et godt udgangspunkt er baneledere med national licens at foretrække. Protestkommitéen skal bestå af mindst tre medlemmer, hvor de alle som minimum, skal have gennemført Dansk Sejlunions regelkursus. Ligesom med banelederen, er det en fordel at vælge en protestkommitéformand med national licens. Dansk Sejlunions har en database med alle aktive kapsejladsledere – http://www.sejlsport.dk/kapsejlads/kapsejladsleder/ Har din klub ikke adgang, så kontakt Mikael Jeremiassen (DS), mikael@sejlsport.dk.

Senest tre måneder før stævnets første sejladsdag, skal der være offentliggjort en indbydelse til stævnet. Skabelonen for indbydelsen findes nederst på siden, og det anbefales at denne benyttes! Alternativt kan skabelonen fra Dansk Sejlunionen benyttes – Link. Følg evt. denne vejledning: Link.
Det er yderst vigtigt at der afsættes tid til udformningen af indbydelsen, da det også er en del af reglerne for stævnet.
Indbydelserne sendes til Danske h-bådssejlere’s (DHBS) bestyrelse: bestyrelsen@h-boat.dk.

Så snart indbydelsen er offenliggjort, skal der være oprettet en hjemmeside. Evt. som underside på den arrangerendes sejlklubs hjemmeside eller som en særskilt hjemmeside specielt til stævnet. Det vigtigste er at kommende deltagere kan finde informationer omkring stævnet. En evt. tilmelding skal også være klar på dette tidspunkt. Hvis stævnet ikke i god tid har en hjemmeside med information, kan dette negativt påvirke det endelige antal deltagere.
Sørg for løbende, op til stævnet, at opdatere hjemmesiden. For at lokke flere deltagere til, er det meget nyttigt at sende relevant information til DHBS til publicering på deres hjemmeside (www.h-boat.dk). Informationerne kan være alt fra at festmenuen er sammensat til at sponsoren har doneret en stor præmie.

Senest en måned før stævnet skal der være styr på materialerne, som skal bruges under stævnet. Nederst på siden findes link til en minimumsgrejliste, samt en bemandingsplan. På dette tidspunkt skal udarbejdelsen af sejladsbestemmelser påbegyndes. Lige som indbydelsen er sejladsbestemmelserne meget vigtige for sejlerne, så benyt skabelonen nederst på denne side. Husk endelig at rette grejlisten/sejladsbestemmelserne til, så grejet stemmer overens med sejladsbestemmelserne. Sejladsbestemmelserne skal skrives i samarbejde med den ansvarlige baneleder.

Dagen før stævnet er det vigtigt at bureauet har styr på papirerne. Således at de er klar til at registrere deltagerne. Ud over dette er det en god idé at printe relevante skemaer og formularer. En liste over hvilke skemaer som skal printes findes herunder. Skemaer findes på sejlunionens hjemmeside(Link) eller kan hentes som samlet zip-fil via http://baneleder.dk/index.php/zip-ds-dokumenter.html. Hent altid “friske” skemaer, da disse løbende bliver opdateret.
Så snart resultaterne er klar sidst på dagen, er det en god service at lægge dem på hjemmesiden.

Ved afholdelse af DM, skal den arrangerende klub finde en baneleder og protestformand med national licens. Derud over skal indbydelsen godkendes af Dansk Sejlunion senest fire uger før afholdelse! Endvidere er det et krav fra H-bådsklubben, at der findes mindst en official til at være behjælpelig med indmåling. Der skal findes et egnet sted til opmåling med plads til at sejl kan udrulles i fuldlængde (græsplæner samt grusarealer er ikke egnet til opmåling af sejl). Klubben skal senest en måned før stævnestart kontakte DHBS måler, for at aftale praktiske detaljer vedrørende måling.

H-bådsflag samt vægt kan rekvireres ved Henrik Toft ( htoft@esselte.com)

DS arrangør håndbogen: Håndbog for kapsejladsarrangører og baneledere